Forretningsorden
for bestyrelsesarbejdet i Lokalrådet for Ødsted og Jerlev Sogne
1. Forretningsorden godkendes én gang årligt på førstkommende bestyrelsesmøde efter foreningens generalforsamling.
2. Bestyrelsen afholder årligt:
- 9 ordinære møder.
- 1 generalforsamling iht. vedtægterne.
- 1 planlægningsmøde umiddelbart efter generalforsamlingen, hvor konstituering af bestyrelsen, strategiplan og forretningsorden revurderes.
Ekstraordinære møder kan finde sted efter behov.
Bestyrelsesmøderne er åbne møder, hvor alle har adgang.
Medlemmer af bestyrelsen er pålagt tavshedspligt.
Det vil sige at fortrolige dokumenter, opbevares på betryggende vis.
Øvrige oplysninger, tiltag og viden som man får kendskab til er belagt med tavshedspligt under hensyntagen til, at det vil kunne skade Lokalrådets virke, hvis disse bliver offentliggjort.
3. De ordinære bestyrelsesmøder fastsættes til kl. 19:00 – 22.00.
Møderne afholdes den 4. torsdag i hver måned.
Stedet for afholdelse af næste møde aftales fra gang til gang.
Juli og august samt december er normalt møde fri.
Standarddagsorden til bestyrelsesmøder:
a)
Registrering af mødedeltagere og afbud
b)
Godkendelse og opfølgning af referat fra sidste møde.
c)
Orientering fra formanden
d)
Orientering fra den øvrige bestyrelse
e)
Behandling af forslag og indkomne ønsker til øvrige dagsordenspunkter
f)
Punkter til næste møde
g)
Eventuelt.
Punkter til dagsorden sendes til formanden senest 10 dage før næstkommende møde.
Formanden / sekretæren udsender dagsorden 8 dage før mødet.
Sekretæren udsender referat inkl. evt. bilag efter hvert møde.
Dagsorden og referat udsendes via e-mail.
Opbevaring af Lokalrådets forhandlingsprotokol påhviler rådets sekretær.
Protokollen opbevares både som hard-copy og elektronisk.